ক্রেডিট-ভিত্তিক ডিস্ট্রিবিউশন ব্যবসার জন্য ERP বাছাই

যেকোনো ডিস্ট্রিবিউটরকে জিজ্ঞেস করুন কোন চিন্তায় রাতে ঘুম আসে না — উত্তরটা খুব কমই বিক্রি। আসল সমস্যা হলো যে স্টক খুঁজে পাওয়া যায় না আর যে টাকা আদায় হয় না। ভালো ERP কোনো অ্যাকাউন্টিং অ্যাড-অন নয়; এটি সেই সিস্টেম যা ইনভেন্টরিকে সঠিক আর ক্রেডিটকে নিয়ন্ত্রণে রাখে।

1. প্রতিটি গোডাউনে ভরসাযোগ্য স্টক

ব্যাচ, এক্সপায়ারি ও সিরিয়াল ট্র্যাকিং সহ রিয়েল-টাইম, মাল্টি-লোকেশন ইনভেন্টরি খুঁজুন। সেলস অর্ডার কনফার্ম হওয়ার সঙ্গে সঙ্গেই স্টক রিজার্ভ হওয়া উচিত, যাতে দুজন সেলসপার্সন কখনও একই শেষ কার্টন প্রতিশ্রুতি না দেন।

2. ক্রেডিট লিমিট মনে রাখার ভরসায় নয়, সিস্টেমই মানাবে

প্রতিটি কাস্টমারের একটি ক্রেডিট লিমিট ও পেমেন্ট টার্মস দরকার, যা সিস্টেম নিজে থেকেই যাচাই করবে। নতুন অর্ডারে লিমিট ছাড়িয়ে গেলে সেটি অনুমোদনের জন্য আটকে থাকা উচিত — আর সেখানেই কাস্টমারের এজিং দেখা যাবে।

3. পরিষ্কার পারচেজ সাইকেল

রিকুইজিশন, পারচেজ অর্ডার, গুডস রিসিপ্ট ও সাপ্লায়ার বিল একে অপরের সঙ্গে যুক্ত থাকা উচিত, যাতে আপনি দেখতে পান কী অর্ডার হয়েছিল, কী এসেছে আর কত বাকি — এবং টাকা দেওয়ার আগেই কম সাপ্লাই ধরে ফেলতে পারেন।

4. নিজে থেকেই চলা কালেকশন

WhatsApp-এ অটোমেটেড রিমাইন্ডার, প্রতিটি সেলসপার্সনের জন্য বকেয়া অ্যাকাউন্টের দৈনিক তালিকা, আর ফিল্ড অ্যাপে পেমেন্ট রেকর্ডিং — এগুলো যেকোনো ডিসকাউন্ট স্কিমের চেয়ে বেশি দ্রুত আপনার ক্যাশ সাইকেল ছোট করে।

5. স্প্রেডশিটের কসরত ছাড়াই GST

GST-কমপ্লায়েন্ট ইনভয়েস, HSN সামারি এবং এমন এক্সপোর্ট যা আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট সরাসরি ব্যবহার করতে পারেন — মাস শেষের এক সপ্তাহের ঝামেলা দূর।

6. এমন মোবাইল অ্যাপ যা আপনার ফিল্ড টিম সত্যিই ব্যবহার করবে

অর্ডার বুকিং, লাইভ স্টক ও ক্রেডিট স্ট্যাটাস, আর দুর্বল নেটওয়ার্কের জন্য অফলাইন মোড। অ্যাপ ধীর হলে রিপ্রেজেন্টেটিভরা আবার WhatsApp আর কাগজে ফিরে যান।

মূল কথা

গো-লাইভের ছয় মাস পরে দুটি সংখ্যা দিয়ে ERP বিচার করুন: ইনভেন্টরির নির্ভুলতা আর ডেজ সেলস আউটস্ট্যান্ডিং। বাকি সবই শুধু ফিচারের তালিকা।