WhatsApp ഫോട്ടോകളിൽ നിന്ന് ലൈവ് ഓർഡർ ബുക്കിലേക്ക്: ഡിസ്ട്രിബ്യൂട്ടർമാർക്കായി ERP-യും ഓഫ്‌ലൈൻ ഫീൽഡ് ആപ്പും

ഞങ്ങൾ കാണുന്ന മിക്ക ഡിസ്ട്രിബ്യൂട്ടർമാരും മൂന്ന് ടൂളുകളിലാണ് ബിസിനസ് നടത്തുന്നത്: ഇൻവോയ്സുകൾക്ക് Tally, സ്റ്റോക്കിനും കുടിശ്ശികയ്ക്കും Excel, ബാക്കി എല്ലാത്തിനും WhatsApp. റെപ്പ് കടയിൽ വെച്ച് ഓർഡർ ഷീറ്റിന്റെ ഫോട്ടോ എടുത്ത് ഓഫീസിലേക്ക് അയയ്ക്കുന്നു, പിറ്റേന്ന് രാവിലെ ആരെങ്കിലും അത് Tally-യിൽ ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നു — അപ്പോൾ മാത്രമാണ് ആ കട ഇതിനകം ₹50,000 കുടിശ്ശിക വരുത്തിയിട്ടുണ്ടെന്നും രണ്ട് മാസമായി പണം അടച്ചിട്ടില്ലെന്നും ആരെങ്കിലും ശ്രദ്ധിക്കുന്നത്. സ്റ്റോക്ക് എപ്പോഴും "ഏകദേശം 20 കേസ്" ആയിരിക്കും — ഇല്ലാതാകുന്ന ദിവസം വരെ.

ആ ചക്രത്തിന് പകരം എന്ത് വരാമെന്ന് കാണിക്കാനാണ് ഞങ്ങൾ AIVCJ ERP നിർമ്മിച്ചത്: സിഗ്നൽ ഇല്ലാതെയും പ്രവർത്തിക്കുന്ന ഫീൽഡ് ആപ്പ്, സാധനം അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പേ ക്രെഡിറ്റ് പരിശോധിക്കുന്ന ഓർഡർ ബുക്ക്, ബാച്ചും എക്സ്പയറിയും അനുസരിച്ച് ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്ന സ്റ്റോക്ക്, ഒറ്റ ക്ലിക്കിൽ GST ഇൻവോയ്സുകൾ, ഉടമയ്ക്ക് ലളിതമായ ഇംഗ്ലീഷിൽ ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കാനുള്ള സൗകര്യം. ഒരു സാമ്പിൾ FMCG ഡിസ്ട്രിബ്യൂട്ടറിലാണ് ഇത് പ്രവർത്തിക്കുന്നത് — Northwind Distribution: 3 ഗോഡൗണുകൾ (Nagpur, Indore, Hubli), 396 റീട്ടെയിലർമാർ, 8 ഫീൽഡ് റെപ്പുമാർ, 123 SKU-കൾ, 100 ദിവസത്തെ ചരിത്രം. ഓരോ സന്ദർശകനും സ്വന്തം കോപ്പി ലഭിക്കും.

ഓർഡറിന്റെ യാത്ര: കടയിൽ നിന്ന് ഇൻവോയ്സ് വരെ

1. കടയിൽ — റെപ്പ് Northwind Sales ആപ്പിൽ അന്നത്തെ ബീറ്റ് തുറക്കുന്നു, കടയുടെ ക്രെഡിറ്റ് നില കാണുന്നു, കേസുകൾ ചേർത്ത് ഓർഡർ ഇടുന്നു. സിഗ്നൽ ഇല്ലേ? ഓർഡർ ഫോണിൽ സേവ് ആകുകയും "സിഗ്നലിനായി കാത്തിരിക്കുന്നു" എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യും.
2. Sync — ഫോൺ വീണ്ടും ഓൺലൈനിൽ വരുമ്പോൾ ക്യൂ തനിയെ അപ്‌ലോഡ് ആകും. ERP ഓരോ ലൈനിനും സ്വന്തം വിലവിവരപ്പട്ടികയിൽ നിന്ന് വില ഇടുകയും ക്രെഡിറ്റ് പരിശോധന കോഡിൽ നടത്തുകയും ചെയ്യുന്നു.
3. ക്രെഡിറ്റ് ഹോൾഡ് — കട അതിന്റെ ലിമിറ്റ് കടന്നിട്ടുണ്ടെങ്കിലോ ഏതെങ്കിലും ഇൻവോയ്സ് അവധി കഴിഞ്ഞിട്ടുണ്ടെങ്കിലോ, കൃത്യമായ കാരണത്തോടെ ഓർഡർ ഹോൾഡിലാകും ("കുടിശ്ശിക ₹49,917 + ഈ ഓർഡർ ₹12,147 = ₹62,064, ₹50,000 ലിമിറ്റിന് മുകളിൽ; ഇൻവോയ്സ് NW/26-27/000993-ന് 74 ദിവസം പഴക്കം"). ഉടമ കാരണം രേഖപ്പെടുത്തി അത് റിലീസ് ചെയ്യുകയോ റദ്ദാക്കുകയോ ചെയ്യുന്നു. റെപ്പിന്റെ ആപ്പ് തനിയെ അപ്ഡേറ്റ് ആകും.
4. പിക്കും ഇൻവോയ്സും — ഗോഡൗൺ ബാച്ച് തിരിച്ച്, ആദ്യം എക്സ്പയർ ആകുന്നത് ആദ്യം അയയ്ക്കുന്ന (first-expiry-first-out) രീതിയിൽ പിക്ക് ചെയ്യുന്നു, 15 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ എക്സ്പയർ ആകുന്നവ ഒഴിവാക്കുന്നു; HSN കോഡുകൾ, ബാച്ച് നമ്പറുകൾ, CGST + SGST അല്ലെങ്കിൽ IGST, അക്ഷരത്തിലുള്ള തുക എന്നിവയോടെ GST ടാക്സ് ഇൻവോയ്സ് തയ്യാറാകുന്നു.
5. റീഓർഡർ — വിൽപ്പന വേഗം × സപ്ലയർ ലീഡ് ടൈം അടിസ്ഥാനമാക്കി തീരാൻ പോകുന്നവ കണ്ടെത്തി, സപ്ലയറും ഗോഡൗണും തിരിച്ച് കാണിക്കുന്നു; ഒറ്റ ക്ലിക്കിൽ പർച്ചേസ് ഓർഡർ പോകും, സാധനം സ്വീകരിക്കുമ്പോൾ പുതിയ ബാച്ചുകൾ സ്റ്റോക്കിൽ ചേരും.

ആദ്യം ഓഫ്‌ലൈൻ, ഒരിക്കലും രണ്ടുതവണയല്ല

ഇന്ത്യയിൽ ഫീൽഡ് സെയിൽസ് നടക്കുന്നത് ഗോഡൗണുകളിലും ബേസ്മെന്റുകളിലും ചെറുപട്ടണങ്ങളിലുമാണ്. ഓർഡർ സേവ് ചെയ്യാൻ സിഗ്നൽ വേണ്ട ആപ്പ് ഓർഡറുകൾ നഷ്ടപ്പെടുത്തും. അതുകൊണ്ട് Northwind Sales ആപ്പ് (Expo / React Native-ൽ നിർമ്മിച്ചത്) ഓരോ ഓർഡറും കളക്ഷനും ആദ്യം ഫോണിൽ തന്നെ എഴുതുന്നു — Android-ൽ SQLite — പിന്നീട് അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുന്നു.

ഓഫ്‌ലൈനിലെ ബുദ്ധിമുട്ട് സ്റ്റോറേജ് അല്ല; വീണ്ടുമുള്ള ശ്രമങ്ങളാണ്. റെപ്പ് "ഓർഡർ ഇടുക" അമർത്തുന്നു, റിക്വസ്റ്റ് സെർവറിൽ എത്തുന്നു, പക്ഷേ സിഗ്നൽ ഇല്ലാത്ത ഇടത്ത് മറുപടി വഴിയിൽ നഷ്ടപ്പെടുന്നു, ഫോൺ വീണ്ടും ശ്രമിക്കുന്നു. ശ്രദ്ധിച്ചില്ലെങ്കിൽ അത് രണ്ട് ഓർഡറാകും. ആപ്പ് ക്യൂവിൽ ചേർക്കുന്ന ഓരോ ഐറ്റത്തിനും സ്വന്തം id ഉണ്ട്; ഒരേ id രണ്ടാമതും കാണുമ്പോൾ ERP നിലവിലുള്ള ഓർഡർ തന്നെ തിരികെ നൽകുന്നു. ഫോണിൽ കാണുന്ന വിലയും ക്രെഡിറ്റും ഒരു പ്രിവ്യൂ മാത്രം: ഓർഡർ എത്തുമ്പോൾ ERP എല്ലാം വീണ്ടും വിലയിട്ട് വീണ്ടും പരിശോധിക്കുന്നു — അതിനാൽ പഴയ ഡാറ്റയുള്ള ഫോണിന് ഒരിക്കലും പഴയ വിലയ്ക്കോ ലിമിറ്റ് കടന്നോ വിൽക്കാനാവില്ല.

സ്റ്റോക്ക് നീക്കിവെക്കുന്നത് റെപ്പ് ഓർഡർ എടുക്കുമ്പോഴല്ല, ഗോഡൗൺ പിക്ക് ചെയ്യുമ്പോഴാണ് — രണ്ട് റെപ്പുമാർക്കും സിഗ്നൽ ഇല്ലെങ്കിലും, ഇരുവർക്കും അവസാനത്തെ 20 കേസ് ഒരേ സമയം വിൽക്കാം. അപ്പോൾ രണ്ടാമത്തെ പിക്ക് വ്യക്തമായ കുറവ് കാണിച്ച് തടയപ്പെടും ("850 കുറവ്"), ഉടമ സ്റ്റോക്ക് മാറ്റുകയോ PO ഇടുകയോ ചെയ്യും. ഒന്നും അധികം വിൽക്കപ്പെടുന്നില്ല, ഒരു ബാച്ചും നെഗറ്റീവിലേക്ക് പോകുന്നില്ല.

ക്രെഡിറ്റ് കൺട്രോൾ കോഡിൽ, മോഡലിൽ അല്ല

ക്രെഡിറ്റ് തീരുമാനങ്ങൾ പണത്തിന്റെ തീരുമാനങ്ങളാണ്, അതിനാൽ അവയിൽ AI ഇല്ല. ഒരു ചെറിയ റൂൾസ് മൊഡ്യൂളാണ് തീരുമാനിക്കുന്നത്: എക്സ്പോഷർ എന്നാൽ കുടിശ്ശിക ഇൻവോയ്സുകൾ കൂടാതെ ഇനിയും ഇൻവോയ്സ് ചെയ്യാത്ത ഓപ്പൺ ഓർഡറുകൾ കൂടാതെ ഈ ഓർഡർ — ഇത് കടയുടെ ലിമിറ്റുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുന്നു; കടയുടെ അവധിയേക്കാൾ പഴയ ഏതെങ്കിലും അടയ്ക്കാത്ത ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടെങ്കിൽ ഓർഡർ ഹോൾഡിലാകും. (ഓപ്പൺ ഓർഡറുകളിലെ ഈ വിടവ് ടെസ്റ്റിംഗിനിടെയാണ് ഞങ്ങൾ കണ്ടെത്തിയത് — ഒരേ കടയിൽ നിന്നുള്ള രണ്ടാമത്തെ ഓർഡർ, ഹോൾഡിലുള്ള ആദ്യ ഓർഡർ കണക്കിലെടുത്തില്ല. അത് ഇപ്പോൾ ശരിയാക്കി, അതിന് സ്വന്തം unit test-ഉം ഉണ്ട്.) ഹോൾഡ് റിലീസ് ചെയ്യാൻ എപ്പോഴും ഒരു കാരണം വേണം; ഓരോ റിലീസും ലിമിറ്റ് മാറ്റവും സ്റ്റോക്ക് ക്രമീകരണവും ഓഡിറ്റ് ലോഗിൽ രേഖപ്പെടുത്തും.

നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റയോട് ചോദിക്കൂ — സുരക്ഷാവേലികളോടെ

ഞങ്ങൾ AI ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരേയൊരു ഇടം ഉടമ ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കുന്നതാണ്: "60 ദിവസത്തിലേറെ കുടിശ്ശികയുള്ള Nagpur റീട്ടെയിലർമാർ ആരൊക്കെ?", "ഈ മാസം കാറ്റഗറി തിരിച്ചുള്ള ഗ്രോസ് മാർജിൻ". Claude Haiku 4.5 ഒരു SQL query എഴുതുന്നു; അത് റൺ ചെയ്യാമോ എന്ന് പിന്നീട് ERP തീരുമാനിക്കുന്നു:

• query ഒരു read-only transaction-ൽ ആണ് റൺ ചെയ്യുന്നത്, അതും സന്ദർശകന്റെ സ്വന്തം കോപ്പിയിലെ 14 views-ൽ മാത്രം (തുകകൾ രൂപയിൽ, ഫോൺ നമ്പറുകൾ ഇല്ല);
• ഒരൊറ്റ SELECT അല്ലാത്ത എന്തും, അല്ലെങ്കിൽ സിസ്റ്റം ടേബിളുകൾ, സെറ്റിംഗ്സ്, ആ views-ന് പുറത്തുള്ള എന്തെങ്കിലും തൊടുന്ന എന്തും കോഡിലെ ഒരു ഗാർഡ് നിരസിക്കും — 28 അനുവദിക്കൽ, ആക്രമണ കേസുകളിൽ പരീക്ഷിച്ചത്;
• 5 സെക്കൻഡ് ടൈംഔട്ട്, 200 വരി പരിധി, ഒരു സന്ദർശകന് ദിവസം 15 ചോദ്യങ്ങൾ;
• ഓരോ ഉത്തരത്തിനൊപ്പവും കൃത്യമായ query കാണിക്കും — ടേബിളായും, ഡാറ്റയുടെ രൂപം യോജിക്കുമ്പോൾ ചാർട്ടായും.

ഡാറ്റയ്ക്ക് ഉത്തരം നൽകാനാവാത്ത ചോദ്യങ്ങൾക്ക് — എതിരാളിയുടെ വില, അടുത്ത മാസത്തെ വിൽപ്പന, "റദ്ദാക്കിയ എല്ലാ ഓർഡറുകളും ഡിലീറ്റ് ചെയ്യൂ" — പകരം എന്തിനൊക്കെ ഉത്തരം നൽകാനാകുമെന്ന് പറയുന്ന ഒരു ചെറിയ മറുപടി ലഭിക്കും. ഒരു ചോദ്യത്തിന് ഏകദേശം $0.002 ചെലവ്.

ഞങ്ങൾ എന്താണ് അളന്നത്

സത്യസന്ധതയെക്കുറിച്ച് രണ്ട് കാര്യങ്ങൾ. ഒന്ന്, ഉത്തരങ്ങൾ ഗ്രേഡ് ചെയ്യുന്നത് കോഡാണ്, AI ജഡ്ജ് അല്ല: മോഡലിന്റെ query-യും കൈകൊണ്ട് എഴുതിയ ശരിയായ query-യും ഒരേ ഡാറ്റയിൽ റൺ ചെയ്ത് ഫലങ്ങൾ താരതമ്യം ചെയ്യുന്നു (ഒരേ വരികൾ, ±1%-നുള്ളിൽ ഒരേ സംഖ്യകൾ). രണ്ട്, blind സെറ്റിലെ മൂന്ന് പിഴവുകൾ യഥാർത്ഥമായിരുന്നു: ഒരു ലിസ്റ്റ് 50 വരിയിൽ മുറിഞ്ഞു, ഒരു സീരീസ് പുതിയത് ആദ്യം എന്ന ക്രമത്തിൽ വന്നു, എതിരാളിയുടെ വിലയെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു ചോദ്യം നിരസിക്കുന്നതിന് പകരം ഞങ്ങളുടെ സ്വന്തം കാറ്റലോഗിൽ തിരഞ്ഞു. റണ്ണിന് ശേഷം ഒന്നാമത്തേതും മൂന്നാമത്തേതും ഞങ്ങൾ ശരിയാക്കി; 17/20 അളന്നതുപോലെ തന്നെ നിലനിൽക്കും. ആദ്യ സ്ക്രിപ്റ്റഡ് റൺ ഞങ്ങളുടെ റഫറൻസ് queries-ലെ നാല് പിഴവുകളും കണ്ടെത്തി — ഒരേ പേരുള്ള കടകൾ ഒന്നായി ലയിച്ചിരുന്നു — അതുകൊണ്ടാണ് ഇപ്പോൾ seed ഡാറ്റയിൽ ഓരോ കടയ്ക്കും വ്യത്യസ്ത പേര് ഉള്ളത്.

Tally ബന്ധിപ്പിക്കാൻ എന്ത് വേണം

മിക്ക ഡിസ്ട്രിബ്യൂട്ടർമാരും ആദ്യ ദിവസം തന്നെ Tally മാറ്റില്ല, മാറ്റേണ്ട ആവശ്യവുമില്ല. പ്രായോഗിക വഴി രാത്രിയിലൊരിക്കലോ മണിക്കൂറിലൊരിക്കലോ ഉള്ള sync ആണ്: masters (ലെഡ്ജറുകൾ, സ്റ്റോക്ക് ഐറ്റങ്ങൾ, ഗോഡൗണുകൾ), കുടിശ്ശിക ബില്ലുകൾ എന്നിവ Tally-യുടെ XML ഇന്റർഫേസിൽ നിന്ന് വരും, ഇൻവോയ്സ് ചെയ്ത സെയിൽസ് ഓർഡറുകൾ വൗച്ചറുകളായി തിരികെ പോകും, Tally-യിൽ ഇല്ലാത്തവ ERP സൂക്ഷിക്കും — ബീറ്റുകൾ, ഫീൽഡ് ഓർഡറുകൾ, ബാച്ച് തിരിച്ചുള്ള സ്റ്റോക്ക്, ഹോൾഡുകൾ, ഓഡിറ്റ് ട്രെയിൽ. ഡെമോ Tally-യെയോ GST പോർട്ടലിനെയോ വിളിക്കുന്നില്ല; ആ ഘട്ടത്തിനായി e-invoice (IRN), e-way bill ഫീൽഡുകൾ തയ്യാറാണ്.

പരീക്ഷിച്ചുനോക്കൂ: erp.demos.aivcj.com തുറക്കുക, Sales ആപ്പിൽ Shree Ganesh Kirana-യ്ക്കായി ഒരു ഓർഡർ എടുക്കുക, അത് ക്രെഡിറ്റ് ഹോൾഡിലാകുന്നത് കാണുക, റിലീസ് ചെയ്യുക, പിക്ക് ചെയ്ത് ഇൻവോയ്സ് തുറക്കുക. എന്നിട്ട് ആപ്പ് "സിഗ്നൽ ഇല്ല" മോഡിലേക്ക് മാറ്റി വീണ്ടും ചെയ്യുക.